Grundlegendes zur Datenverarbeitung bei KölnAlumni

Diese Datenschutzerklärung soll die Nutzer*innen unserer Website, unserer Accountverwaltung (Mitgliederbereich) sowie bei Veranstaltungsteilnahme über die Art, den Umfang und den Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten durch KölnAlumni informieren. KölnAlumni nimmt Ihren Datenschutz sehr ernst und behandelt Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Vorschriften. Da durch neue Technologien und die ständige Weiterentwicklung dieser Website Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vorgenommen werden können, empfehlen wir Ihnen, sich die Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen wieder durchzulesen. Definitionen der verwendeten Begriffe (z.B. “personenbezogene Daten” oder “Verarbeitung”) finden Sie in Art. 4 DSGVO.

Nutzung und Weitergabe personenbezogener Daten bei der Registrierung im KölnAlumni-Netzwerk (Accountverwaltung/Mitgliederbereich)

KölnAlumni ist berechtigt, personenbezogene Daten unter Beachtung der Datenschutzbestimmungen zu erheben, zu speichern, zu verarbeiten und zu nutzen. Personenbezogene Daten im Sinne von § 3 Abs. 1 BDSG sind solche Daten, die Angaben über persönliche und sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person enthalten. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich nicht. Davon ausgenommen ist die Weitergabe von Postadressen, soweit diese für die Erstellung und Zusendung von Printprodukten der Universität zu Köln notwendig ist. Ihre Adressdaten werden in keinem Fall für Werbezwecke genutzt. KölnAlumni verfolgt keinerlei kommerziellen Interessen. Der Weitergabe können Sie jederzeit widersprechen.
Bitte beachten Sie: Wir informieren unsere Mitglieder (Studierende, Alumni und Beschäftigte der UzK) über Veranstaltungen, Exkursionen sowie Neuigkeiten ausschließlich per E-Mail und per Newsletter. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, per E-Mail an info(at)koelnalumni.de mit dem Betreff: Abbestellen der Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse für diese Zwecke zu widersprechen.

Austritt aus dem Netzwerk KölnAlumni

Mitglieder von KölnAlumni können Ihre Mitgliedschaft jederzeit beenden. Dazu benutzen Sie bitte die Funktion "Mitgliedschaft beenden" im eingelogten Bereich der Accountverwaltung oder schicken eine Mail unter Angabe Ihres Vor- und Nachnamens an: info(at)koelnalumni.de mit dem Betreff: Austreten. Ihre über die Registrierungsseite und die Accountverwaltung angegebenen Daten sowie Kontaktinformationen werden dann gelöscht.

Nutzung und Speicherung von Daten in Kontaktformularen (z.B. bei Anmeldungen zu Veranstaltungen)

Auf einigen unserer Webseiten verwenden wir die Funktion "Powermail", eine Erweiterung des TYPO3-CMS, um Formulare zur einfachen Kontaktaufnahme für unsere Besucherinnen und Besucher bereitzustellen.
Die in diesen Formularen freiwillig eingegebenen Daten werden in die Datenbank unseres Content Management Systems übertragen. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt in keinem Fall ohne eine vorherige ausdrückliche Zustimmung.
Die Daten, die bei Anmeldungen zu Veranstaltungen gespeichert werden, dienen der Kontaktaufnahme, Planung, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen. Dazu gehören insbesondere die Übermittlung von Zugangsdaten bei Online-Veranstaltungen und Bereitstellung von Materialien oder Nachbetrachtungen von Veranstaltungen.
Sollten Sie eine Löschung Ihrer eingegebenen Daten wünschen, wenden Sie sich bitte direkt per E-Mail an info(at)koelnalumni.de.

Cookies

Die Websites von KölnAlumni verwenden Cookies. Bei Cookies handelt es sich um kleine Dateien, welche auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Ihr Browser greift auf diese Dateien zu. Durch den Einsatz von Cookies erhöht sich die Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit dieser Website. Gängige Browser bieten die Einstellungsoption, Cookies nicht zuzulassen. Hinweis: Es ist nicht gewährleistet, dass Sie auf alle Funktionen dieser Website ohne Einschränkungen zugreifen können, wenn Sie entsprechende Einstellungen vornehmen.

Die Websites von KölnAlumni benutzen Matomo (früher Piwik), eine Software zur statistischen Auswertung der Besucherzugriffe. Matomo verwendet Cookies, um eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieses Internetangebotes werden auf dem Server der Universität zu Köln in Deutschland gespeichert. Ihre IP-Adresse wird sofort nach der Verarbeitung und vor deren Speicherung anonymisiert.
Die Universität zu Köln bietet Ihnen unter folgendem Link die Möglichkeit eines Opt-Out aus dem Analyseverfahren:
https://matomo.rrz.uni-koeln.de/
Auf diese Weise wird ein weiterer Cookie auf ihrem System gesetzt, der unserem System signalisiert die Ihre Daten nicht zu speichern. Löschen Sie den entsprechenden Cookie zwischenzeitlich vom eigenen System, so muss der Opt-Out-Cookie erneut gesetzt werden.

Hinweis auf Bild- und Tonaufnahmen bei Veranstaltungen

Datenschutzinformation gem. Art 13 DSGVO Datenschutzhinweise zur Verarbeitung von Aufnahmen von öffentlichen Veranstaltungen:

Verantwortlicher:
Universität zu Köln
vertreten durch den Rektor

Fachverantwortliche Stelle:
KölnAlumni - Das Netzwerk der Universität zu Köln
Albertus-Magnus-Platz
50923 Köln

Bei KölnAlumni-Veranstaltungen (sowohl in Präsenz wie auch Online) werden von Referent*innen und Besucher*innen oder Teilnehmer*innen Aufnahmen in Bild und Ton angefertigt. Diese Aufnahmen können von uns zu Zwecken der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, der Werbung für gleichartige Veranstaltungen und unsere Aktivitäten öffentlich verbreitet und zu journalistischen Zwecken auch an Dritte weitergegeben werden, soweit Sie nicht im Einzelfall widersprechen. Das Bild- und Tonmaterial fließt unter anderem in Beiträge und Fotogalerien auf unserer Webseite ein, sowie in unsere Newsletter und Publikationen. Hierzu zählen insbesondere auch „Überblicksfotos“ bei Großveranstaltungen. Darauf weist die Stabsstelle KölnAlumni sowohl bei der Veranstaltungsanmeldung als auch am Veranstaltungsort hin. Die Bild- und Tonaufnahmen geben wir im Rahmen der Pressearbeit der Universität zu Köln ggf. auch an Medienvertreterinnen und -vertreter weiter. Den Personen und Organisationen, die an unserer Veranstaltung beteiligt sind, stellen wir zudem auf Wunsch Bild- und Tonmaterial zur Verfügung.

Zweck
Die Anfertigung von Fotos, Bild- und Tonaufnahmen von Veranstaltungen sowie Verbreitung dieser Aufnahmen auf Webseiten, Social-Media-Kanälen sowie in eigenen Printmedien oder zur Weitergabe für redaktionelle und journalistische Nutzungen durch Dritte, erfolgt zu Zwecken der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und Darstellung der Aktivitäten des Verantwortlichen, um den Bekanntheitsgrad von KölnAlumni zu erhöhen und für die Teilnahme an vergleichbaren Veranstaltungen und Aktivitäten zu werben.

Rechtsgrundlage
Öffentlichkeitsarbeit als gesetzliche Aufgabenerfüllung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 8 HG NRW i.V.m § 3 Grundordnung UzK.

Speicherdauer
Fotos und/oder Videos, welche für die Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit von KölnAlumni gemacht werden, werden vorbehaltlich eines Widerrufs der Einwilligung des/der Betroffenen auf unbestimmte Zeit zweckgebunden gespeichert.

Widerspruchshinweise
Jede*r Betroffene hat das Recht, gegen die Verarbeitung Widerspruch zu erheben. Der Widerspruch kann gerichtet werden an: info@koelnalumni.de oder auf jedem anderen Wege ausgeübt werden.
Vorbehaltlich einer Prüfung im Einzelfall gehen wir für die Interessenabwägung davon aus, dass regelmäßig das Interesse des Verantwortlichen an der Anfertigung und Verwendung der Aufnahmen nicht im Übermaß in die Rechte und Freiheiten eines Betroffenen eingreift, wenn die Bild- und Tonaufnahmen erkennbar und in der „Sozialsphäre“, also im öffentlichen Raum im Rahmen einer allgemein zugänglichen Veranstaltung, angefertigt wurden und darauf schon in der Anmeldung zur Veranstaltung und bei dieser selbst ausdrücklich hingewiesen wurde. Auch bei der Anfertigung der Bild- und Tonaufnahmen selbst wird darauf geachtet, dass keine berechtigten Interessen von abgebildeten Personen verletzt werden. Soweit dennoch im Einzelfall die Rechte und Freiheiten einer abgebildeten Person überwiegen, werden wir die weitere Verarbeitung unterlassen. Eine Unkenntlichmachung in Printmedien, die bereits Verbreitung gefunden haben, kann nicht erfolgen. Eine Löschung von Aufnahmen in Online-Medien erfolgt im Rahmen technischer Möglichkeiten.
Sie haben als betroffene Person das Recht auf Auskunft von der verantwortlichen Person über Ihre Daten, Berichtigung Ihrer Daten, Löschung Ihrer Daten, Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten und Datenübertragbarkeit.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten unter den oben genannten Kontaktdaten.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Aufsichtsbehörde für den Verantwortlichen ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Speicherung von Zugriffsdaten

Alle Daten werden auf den Servern des Regionalen Rechenzentrums der Universität zu Köln (RRZK) gespeichert. KölnAlumni erhebt aufgrund berechtigten Interesses (s. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO) Daten über Zugriffe auf seine Websites und speichert diese als “Server-Logfiles” auf dem Server der Website ab. Folgende Daten werden so protokolliert:

• Besuchte Website
• Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffes
• Menge der gesendeten Daten in Byte
• Quelle/Verweis, von welchem Sie auf die Seite gelangten
• Verwendeter Browser
• Verwendetes Betriebssystem
• Verwendete IP-Adresse

Die Server-Logfiles werden für maximal 7 Tage gespeichert und anschließend gelöscht. Die Speicherung der Daten erfolgt aus Sicherheitsgründen, um beispielsweise Missbrauchsfälle aufklären zu können. Müssen Daten aus Beweisgründen aufgehoben werden, sind sie solange von der Löschung ausgenommen, bis der Vorfall endgültig geklärt ist.

Speicherung von Zugriffsdaten auf Websites der Universität zu Köln

Alle Daten werden auf den Servern des Regionalen Rechenzentrums der Universität zu Köln (RRZK) gespeichert. KölnAlumni erhebt aufgrund berechtigten Interesses (s. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO) Daten über Zugriffe auf die Website und speichert diese als “Server-Logfiles” auf dem Server der Website ab. Folgende Daten werden so protokolliert:

• Besuchte Website
• Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffes
• Menge der gesendeten Daten in Byte
• Quelle/Verweis, von welchem Sie auf die Seite gelangten
• Verwendeter Browser
• Verwendetes Betriebssystem
• Verwendete IP-Adresse

Die Server-Logfiles werden für maximal 7 Tage gespeichert und anschließend gelöscht. Die Speicherung der Daten erfolgt aus Sicherheitsgründen, um beispielsweise Missbrauchsfälle aufklären zu können. Müssen Daten aus Beweisgründen aufgehoben werden, sind sie solange von der Löschung ausgenommen, bis der Vorfall endgültig geklärt ist.

Die Datenschutzerklärung der Universität zu Köln finden Sie unter folgendem Link:
Datenschutzerklärung der Universität zu Köln

Wenn Sie Fragen zu unserem Umgang mit Daten haben, schreiben Sie uns eine Mail an:
info(at)koelnalumni.de mit dem Betreff: DS-Frage.